• Techzuは、シンガポールの中小企業がウェブサイト、eコマースプラットフォーム、カスタムソフトウェア、オートメーションツールを通じてデジタル化を推進できるよう支援する、成長中のソフトウェアおよびAI企業です。弊社は迅速かつ効率的に、結果をもたらすシステムの構築に注力しております。

• 弊社では、マネージングディレクター（MD）を直接サポートするため、非常に機知に富み、独立しており、解決志向のエグゼクティブアシスタント兼オペレーションコーディネーターを募集しております。本ポジションは、日々の業務運営の管理、内部システムの改善、プロジェクトの調整、各チーム間の一貫したフォローアップを通じ、MDの時間を有効に活用するための重要な役割を担います。

役割概要

• 本ポジションは、指示に従うだけではなく、先を見通し、問題が発生する前に解決策を提案し、日々の業務をより円滑に運営するために積極的に貢献できる方を対象とした、非常に重要な役割です。管理業務、人事、財務の追跡、内部報告、基本調査および調整業務に従事していただくとともに、提案の実施、障害の解消、独自の判断による問題解決に取り組んでいただき、単なるチェックリストの実行に留まらない業務を遂行していただきます。

主な職務内容

管理業務および社内調整

• 内部文書用の社内イントラネットサイトの作成および維持管理を行います
• 代表取締役と連携し、各部門の標準業務手順（SOP）の文書化および管理を行います
• 社内フォルダー、テンプレートおよび文書類の整理および管理を行います
• 契約書および合意書（機密保持契約、プロジェクト契約書等）の調整および管理を行います
• 全社共通のタスクトラッカーを管理し、担当事項のフォローアップを行います

人事サポート

• 求人広告の掲載、面接のスケジュール調整および新入社員のオンボーディング支援を行います
• チームのパフォーマンスを追跡し、パフォーマンスダッシュボードを管理します
• 会社のパフォーマンス評価システムの共同開発および管理を行います
• 休暇、誕生日、契約期間およびその他人事記録の管理を行います
• 雇用証明書、試用期間確認書、退職受理書またはクリアランスレター等の人事関連書類の作成を行います

簡易な財務及び簿記

• 定期的な請求書の作成および管理を行います
• 延滞している支払いの追跡およびフォローアップを行います
• 提供されたデータに基づき、チームのコミッションを追跡します
• 領収書のアップロードおよび分類を行います
• 会計士と連携して、財務文書の維持管理を行います

プロジェクトおよび進捗報告

• 各部門にわたる内部およびクライアント案件の進捗状況を把握します
• チームメンバーに進捗更新および期限の確認を行います
• 代表取締役宛に、プロジェクトの更新状況、障害事項、および期限項目に関する週次報告書を作成します
• 保留中のタスクおよび期限についてチームへのリマインダーを送信します

実行支援および会議サポート

• 議題の準備および会議のロジスティクス調整を行います
• 会議中の議事録作成およびフォローアップ事項の管理を行います
• 進捗中の事項、滞っている事項、代表取締役の確認が必要な事項の週次サマリーレポートを維持します
• チーム内の未解決のアクションアイテムについて積極的にフォローアップを行います

メール、カレンダーおよび提案書サポート

• フィルタおよび構造化されたラベルを用いて、代表取締役の受信トレイを整理および振り分けを行います
• 定型テンプレートを使用して、機密性の低いメールに返信を行います
• 会議のスケジュール調整、出席確認およびリマインダーの送信を行います
• 既存のテンプレートを活用し、ビジネス提案書のフォーマット作成および送信を行います

調査および開発サポート

• 競合他社、市場動向、UX/UIパターンおよびツールについての調査を行います
• 代表取締役向けに製品アイデアやインスピレーションの整理を行います
• 調査結果の要約および簡易な内部調査資料の作成を行います
• 参考資料や事例を含むR&Dライブラリを維持管理します

営業および事業開発サポート

• クライアントサービス契約書の作成および更新を行います
• 営業資料や製品プレゼンテーションのカスタマイズおよび整理を行います
• 営業用資料、事例研究およびPSG文書の最新フォルダーを管理します
• 新規リードまたは提案書作成のための資料作成を支援します

応募要件

• 優れた英語の読み書きおよび会話能力
• 管理業務、オペレーション、またはエグゼクティブアシスタントとしての2年以上の実務経験
• 非常に資源を活用し、解決志向であること — 単に質問するのではなく、解決策を見出す能力
• 強い批判的思考力および独立した判断力 — いつ行動すべきか、いつエスカレーションすべきかを判断できること
• フォローアップ、責任感、細部への注意に優れた実績があること
• Google Workspace（Docs、Sheets、Slides、Drive、Gmail、Calendar）の高度な操作スキル
• 複数の業務を同時に管理し、他者を適切にサポートできる能力
• 非常に整理整頓され、積極的で、プレッシャー下でも冷静に対応できること

尚可スキル（あると望ましい経験）

• 簿記の経験
• 創業者またはリーダーシップチームのサポート経験
• テック企業またはサービス業界での勤務経験

勤務時間

• フルタイム
• 年次有給休暇12日
• シンガポールの公休日に準拠
• 代表取締役との日次チェックインが必須